Če v svojem podjetju še ne uporabljate digitalnega sistema za upravljanje dokumentov in podatkov, je skrajni čas za nadgradnjo informacijske infrastrukture. Dober dokumentni sistem povsem prelevi poslovanje podjetja, kar lahko vodi v prepričljivo poslovno rast. Seveda bo potrebna nekolikšna prilagoditev, se pa ta vsekakor še kako splača.
Dandanes sicer redkokdo pri svojem delu še ne uporablja računalnikov. Ti so v veliki meri potrebni za izvajanje samih delovnih opravil, nedvomno pa v prav vsakem primeru močno olajšajo nadzor nad poslovanjem. Temu je namenjen tudi dokumentni sistem, ki olajša uporabo digitalnih dokumentov. To je dobrodošla funkcionalnost tako za manjša kot za večja podjetja, še posebej dobro pa se izkaže v podjetjih, kjer se izvaja hkrati večje število projektov, sodelavci pa delujejo v skupinah. Dokumentni sistem namreč omogoča učinkovito delo v skupini, saj na enem mestu združuje vsa potrebna gradiva za delo na projektu. Vsi dokumenti so dostopni vsem sodelavcem, ki lahko hkrati delajo na istih vsebinah. To omogoča že enostaven elektronski arhiv, ki poskrbi le za shranjevanje in dostopnost digitalnega gradiva. Kompleksnejši sistemi imajo elektronski arhiv le kot eno izmed komponent, hkrati pa nudijo še celo vrsto uporabnih funkcionalnosti. Močno olajšajo vodenje projektov in upravljanje kadra, predvsem pa izboljšajo storilnost delovnih skupin, ki lahko na ta način bistveno izboljšajo svoje delovanje znotraj ekipe.
Že enostaven elektronski arhiv je velika pridobitev za podjetje, ki pri svojem poslovanju ne izkorišča prednosti sodobne računalniške tehnologije. Varno mesto za shranjevanje dokumentov pride vedno prav, še posebej takrat, ko želimo do teh dokumentov dostopati, jih najti in urejati. Večji dokumentni sistem bo povsem preobrazil delovanje podjetja, bržkone nadgradil storilnost in izboljšal rezultate v končni fazi. Potrebno bo sicer neko prehodno obdobje, verjetno tudi nekatere prilagoditve na nov sistem, a potenciala takšnega ukrepa pač ne moremo kar zanemariti – priložnost je vredno izkoristiti, saj so rezultati zelo mamljivi.
